Was muss ich zu GoBD wissen?

Was bedeutet GoBD?

GoBD bedeutet Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form. Die GoBD regelt, welche grundsätzlichen Prinzipien Unternehmer für ihre Bücher und sonstigen Aufzeichnungen beachten müssen, damit diese für steuerliche Beweiszwecke von den Finanzbehörden anerkannt werden.

Seit wann gelten die GoBD?

Das BMF veröffentlichte am 14.11.2014 die GoBD, die am 01.01.2015 in Kraft traten. Diese Grundsätze ersetzten und vereinheitlichten die GDPdU und die GoBS. Das Ziel des Bundesministeriums der Finanzen ist es, durch die GoBD Rechtsklarheit und einheitliche Regelungen für Unternehmen zu schaffen.

Wer ist GoBD-pflichtig?

Für alle Steuerpflichtigen ist laut GoBD die Erstellung einer Verfahrensdokumentation Pflicht. Denn die per Gesetz geregelte Verpflichtung ist nicht nur für Unternehmen verbindlich, die eine Buchführung vorweisen müssen, sondern auch für Kleinunternehmen, Freiberufler und Selbständige.

Aus dieser Verfahrensdokumentation müssen Inhalt, Aufbau, Ablauf und Ergebnisse des Datenverarbeitungsverfahrens vollständig und schlüssig ersichtlich sein.

Wer ist für die Ordnungsmäßigkeit verantwortlich?

Im Schreiben des BMF vom 14.11.2014 heißt es dazu: „Für die Ordnungsmäßigkeit elektronischer Bücher und sonst erforderlicher elektronischer Aufzeichnungen (…) ist allein der Steuerpflichtige verantwortlich. Dies gilt auch bei einer teilweisen oder vollständigen organisatorischen und technischen Auslagerung von Buchführungs- und Aufzeichnungsaufgaben auf Dritte (z. B. Steuerberater oder Rechenzentrum).“

Für Unternehmen heißt dies konkret, dass in jedem Fall die Geschäftsführung für die Einhaltung der GoBD verantwortlich ist.

Welche Dokumente betreffen die GoBD?

Die GoBD betreffen alle steuerlich relevanten Daten. Dazu zählen laut § 147 Abs. 1 AO Bücher, Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Geschäfts- und Handelsbriefe sowie Buchungsbelege. Sie umfassen sowohl eigene, ausgehende Belege als auch eingehende Belege wie Geschäftsbriefe und Eingangsrechnungen. Auch E-Mails, die Geschäftsbriefe und Vorgänge enthalten, müssen archiviert werden.

Welche Dokumente sind steuerlich relevant und digital zu bewerten?

Der Prüfer muss in der Lage sein, sich innerhalb angemessener Zeit einen vollständigen Systemüberblick über Ihre IT-gestützte Buchführung zu verschaffen. Welche Daten für den Betriebsprüfer interessant sind, wird durch Ihre Branche und Ihr Unternehmen bestimmt. Folgende Dokumente sind steuerlich relevant:

• Finanzbuchhaltung
• Lohnbuchhaltung
• Kostenrechnung
• Bankkonten
• Anlagenbuchhaltung
• Buchungsbelege
• Daten aus Kassensystemen

Je nach Unternehmensstruktur können zusätzliche Daten von Bedeutung sein. Gemäß GoBD sind alle Unternehmen verpflichtet, steuerrelevante Daten während der Aufbewahrungsfrist unveränderbar, maschinell lesbar und auswertbar für alle Zugriffsarten bereitzuhalten. Der Prüfer entscheidet letztlich über den Umfang der benötigten Daten.

Umfangreiche Informationen finden Sie im geschützten Bereich des Steuer Navi.