GoBD

GoBD ist die Abkürzung für „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“.

Seit dem 01.01.2015  sind die GoBD in Kraft getreten. Mit ihr gelten die neuen Grundsätze für jedes steuerpflichtige Unternehmen bzw. jede Organisation, unabhängig davon, ob bilanziert oder eine Einnahmenüberschussrechnung erstellt wird.

Während früher die ordnungsgemäße Dokumentation von Geschäftsvorfällen in einem Buchführungssystem ausreichten, erweitert sich die GoBD auf alle datenverarbeitenden Systeme, die steuerrelevante Daten speichern bzw. Software-Programme die steuerrelevante Daten über Schnittstellen austauschen.

Dazu gehören insbesondere Fakturierungsprogramme (Rechnungserstellung), Mail-Programme (Outlook), Daten aus Online-Shops, Kassensysteme, Lohnabrechnungsprogramme oder Warenwirtschaftssysteme (ERP).

Egal, ob Sie Handwerker, Dienstleister, Arzt oder Apotheker sind. Die GoBD gelten seit dem 01.01.2015 für alle. Jeder Betrieb sollte eine sogenannte Verfahrensdokumentation (entspricht einer Prozessbeschreibung für die Buchführung) und ein internes Kontrollsystem vorweisen.

Die Verfahrensdokumentationen werden in Zukunft von den Betriebsprüfern angefordert. Findet der Prüfer keine Verfahrensdokumentation vor, kann er die Buchführung formal verwerfen und Zuschätzungen vornehmen. Zuschätzungen kosten bares Geld. Erfahrungsgemäß schätzen Prüfer zwischen 10% und 15% des Umsatzes hinzu.

Hohe Umsatz -, Gewerbe- und Einkommen- bzw. Körperschaftsteuer-Nachzahlungen sind die Folge.

Daher wäre es ratsam dem Prüfer eine Verfahrensdokumentation vorzulegen – auch wenn diese noch nicht perfekt ist. 

Es gibt also durchaus Handlungsbedarf.

Unsere Kanzlei hat diesen Handlungsbedarf erkannt und eigens dafür einen individuellen Beratungsprozess entwickelt. Unterschiedliche Mandatsgrößen erfordern unterschiedliche Beratungsprozesse. So werden kleinere und größere Mandanten durch einen standardisierten, individuellen und förderfähigen Beratungsprozess mit Hilfe von Checklisten zur eigenen Verfahrensdokumentation begleitet.

Unsere Beratungsleistung legt großen Wert auf die Verbesserung der Prozesse in Ihrem Unternehmen. Damit stellt unsere Beratung nicht nur den Betriebsprüfer zufrieden, sondern schafft einen entscheidenden Mehrwert in Ihrem Unternehmen.

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GoBD Checkliste

Laden Sie sich hier unsere Checkliste herunter. Sie wird Ihnen helfen die GoBD schnell zu verstehen und anzuwenden.

GoBD FAQ

Was ist die GoBD?

Die GoBD ist die Abkürzung für „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“.

Am 01.01.2015 ist die GoBD ist in Kraft getreten. Mit ihr gelten die neuen Grundsätze für jedes steuerpflichtige Unternehmen bzw- Organisation, unabhängig davon, ob bilanziert oder eine Einnahmeüberschussrechnung erstellt wird.

Wärend früher die ordnungsgemäße Dokumentation von Geschäftsvorfällen in einem Buchführungssystem ausreichten, erweitert sich die GoBD auf alle datenverarbeitenden Systeme, die steuerrelevante Daten speichern bzw. Software-Programme die steuerrelevante Daten über Schnittstellen austauschen.

Dazu gehören insbesondere Fakturierungsprogramme (Rechnungserstellung), Mail-Programme (Outlook), Daten aus Online-Shops, Kassensysteme, Lohnabrechnungsprogramme oder Warenwirtschaftssysteme (ERP).

WICHTIG: Die GoBD bringen ganz klar zum Ausdruck, dass eine Verfahrensdokumentation für die Finanz- und Lohnbuchhaltung essenziell ist. Die Finanzverwaltung fordert bei aktuellen Betriebsprüfungen die Verfahrensdokumentationen an.  Deshalb ist das Erstellen einer Verfahrensdokumentationen unumgänglich.

Welche Neuerungen und Regelungen sind bzgl. der Verfahrensdokumentation zu beachten?

Das Bundesministerium für Finanzen hat 2014 festgelegt, das IT-gestützte Prozesse in Unternehmen und Organisationen eine Verfahrensdokumentation benötigen, um die Nachprüfbarkeit und Nachvollziehbarkeit von Unterlagen zu gewährleisten.  Alle System- bzw. Verfahrensänderungen müssen inhaltlich und zeitlich lückenlos dokumentiert werden.

Die Verfahrensdokumentation übernimmt eine Kontrollfunktion, ob die in den GoBD enthaltenen Anforderungen beachtet werden. Ein sachverständiger Dritter (Finanzprüfer) muss mittels der Verfahrensdokumentation alle Prozesse der Datenspeicherung und des Datenaustausches zeitnah nachvollziehen können.

Die GoBD sind für Veranlagungszeiträume anzuwenden, die nach dem 31. Dezember 2014 beginnen und betreffen grundsätzlich alle Steuerpflichtigen mit Gewinneinkünften i.S.d. § 5 EStG, § 4 Abs. 1 EStG. Ebenso Unternehmen, die lediglich eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung erstellen.

Die Verantwortung für die Ordnungsmäßigkeit elektronischer Bücher und sonst erforderlicher Daten, einschließlich der Verfahren, trägt ausschließlich das steuerpflichtige Unternehmen bzw. die Organisation. Dies gilt auch bei einer teilweisen oder vollständigen Auslagerung von Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten, wie sie etwa die Steuerberatungskanzlei Kohlhepp & Wald für ihre Mandanten übernimmt.

Grundsätzlich besteht die Pflicht eine Verfahrensdokumentation zu führen für jedes Unternehmen unabhängig von seiner Größe.

Was ist der Unterschied zwischen GoBD und GDPDU?

Die Finanzverwaltung veröffentlichte in 2001 die “Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen” (kurz GDPdU). Sie enthalten Regeln zur Aufbewahrung digitaler Unterlagen und zur Mitwirkungspflicht der steuerpflichtigen Unternehmen bzw. Organisationen bei Betriebsprüfungen. Die Grundsätze sind eine Verwaltungsanweisung des Bundesministeriums für Finanzen.

Das BMF hat die „Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme“ (GoBS) und die „Grundsätze zum Datenzugriff und Prüfbarkeit digitaler Unterlagen“ (GDPdU) in einer Anwendungsregelung unter dem Namen GoBD zusammengefasst.

Wen betrifft die GoBD?

Grundsätzlich besteht die Pflicht eine Verfahrensdokumentation zu führen für jedes Unternehmen bzw. jede Organisation unabhängig von seiner Größe und seiner Unternehmensform.

Welche Geschäftsbereiche berührt die GoBD?

Alle datenverarbeitenden Systeme, die steuerrelevante Daten speichern bzw. Software-Programme die steuerrelevante Daten über Schnittstellen austauschen. Dazu gehören insbesondere Fakturierungsprogramme (Rechnungserstellung), Mail-Programme (Outlook), Daten aus Online-Shops, Kassensysteme, Lohnabrechnungsprogramme oder Warenwirtschaftssysteme (ERP-Lösungen) sowie Archivierungssysteme.

Je nach Unternehmensart können auch andere Applikationen, wie CRM-Systeme betroffen sein.

Welche Prozesse müssen unternehmensweit für die GoBD angepasst/eingeführt werden? Was ist Pflicht?

Die Geschäftsprozesse müssen grundsätzlich nicht verändert und auch nicht zwingend dokumentiert werden. Es macht jedoch Sinn dies zu tun, um festzustellen, ob steuerlich relevante Aufzeichnungen vorkommen, wo man sie nicht vermutet hat.

Welche Daten sind von der GoBD betroffen?

Von den GoBD sind alle Daten betroffen, die steuerrechtliche Informationen enthalten. Dies kann neben der einfachen Rechnung auch die damit zusammenhängende E-Mail sein, mit der die Rechnung an einen Kunden verschickt wurde. Insbesondere sind es:

  • Kassensysteme
  • Rechnungsprogramme zur Fakturierung
  • E-Mail-Programme
  • Dokumentenmanagementsysteme

Wann wurde die GoBD eingeführt und ab wann ist sie rechtskräftig?

Die GoBD wurden vom BAF am 14. November 2014 veröffentlicht und sind  seit 1. Januar 2015 gültig. Sie lösen die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) und die Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) ab.

Zu was verpflichtet die GoBD Unternehmen?

Die GoBD verpflichtet Unternehmen und Organisationen dazu eine Verfahrensdokumentation für die Finanz- und Lohnbuchhaltung zu führen. Die Finanzverwaltung fordert bei aktuellen Betriebsprüfungen die Verfahrensdokumentationen an.  Deshalb ist das Erstellen einer Verfahrensdokumentationen unumgänglich.

Was ist unter "Verfahrensdokumentation" zu verstehen?

Die Verfahrensdokumentation hat den Zweck gegenüber dem Finanzamt nachweisen zu können, dass die Anforderungen des Handelsgesetzbuches (HGB), der Abgabenordnung (AO) und den GoBD für die Aufbewahrung von Daten und Belegen erfüllt sind.

Zunächst wird dokumentiert, welche Anwendungen (Software-Lösungen) steuerrelevante Informationen verarbeiten und wo diese gespeichert (Hardware, Rechenzentrum) bzw. übertragen (Schnittstelle Faktura) werden. Dieser Vorgang kann von unserer Steuerkanzlei übernommen werden.

Um den Vorgaben der GoBD gerecht zu werden, müssen darüber hinaus entweder Soft- und Hardware angepasst und/oder neu implementiert werden. Diese Aufgaben übernimmt entweder die IT-Abteilung oder ein externes IT-Systemhaus, welches das Unternehmen betreut.

Wird es keine papierbasierende Bearbeitung mit Einführung der GoBD mehr geben?

Nein, papierbasierende Prozesse mit steuerrelevanten Dokumenten bleiben auch weiterhin relevant.

Welche Vorteile hat die GoBD für Sie als Unternehmer?

Aus unserer Sicht bieten sich folgende Vorteile:

  • Eine Verfahrensdokumentation dient als Kontrollsystem und vermeidet Vorsatz oder Leichtfertigkeit
  • Bestehende Prozesse werden dokumentiert und ggf. hinterfragt. Hier liegt Optimierungspotenzial, beispielsweise in der Reduzierung von Kosten
  • Bessere Planung und Durchführung der Unternehmensnachfolge bzw. -übergabe
  • Transparenz der internen Verfahren
  • Risiko- und Qualitätsmanagement
  • Der Einstieg für neue Mitarbeiter wird erleichtert

Was haben Sie als Unternehmer zu erwarten, wenn Sie die GoBD ignorieren?

Dass kaum ein Unternehmen in Hessen sich bisher mit der Umsetzung der GoBDs beschäftigt bzw. auseinandergesetzt hat, birgt Gefahren. Unsere Steuerkanzlei rechnet damit, dass Betriebsprüfer kurz- bis mittelfristig (in 2018) per Erlass dazu verpflichtet werden in sämtlichen Fällen Prüfungshandlungen durchzuführen und steuerlich relevante Unterlagen anzufordern, die der GoBD entsprechen müssen.

Die Prüfer sollen eine Analyse der Betriebsabläufe, bzw. die Grundzüge einer Systemprüfung durchführen. Hierzu werden die erforderlichen Verfahrensdokumentationen und Organisationsunterlagen der eingesetzten Datenverarbeitungssysteme angefordert.

Darüber hinaus werden die Protokolle über das Einrichten und programmieren der Datenverarbeitungssysteme angefordert. In jedem Fall sollen die digitalen Grundaufzeichnungen aus den Vor- und Nebensystemen angefordert werden.

Leider ist das Vorgehen über den Prüfungsumfang hinsichtlich der Verfahrensdokumentation in den jeweiligen Bundesländern noch rudimentär. Gehen Sie davon aus, dass spätestens in drei bis fünf Jahren flächendeckend gemäß GoBD geprüft wird.

Was wäre das schlimmste Szenario, wenn ich die GoBD ignorieren würde?

Werden Unterlagen bzw. Betriebsabläufe sowie die Verfahrensdokumentation nicht vorgelegt, kann der Prüfer die Buchführung verwerfen und ist zur Schätzung befugt. Ein Szenario, was sich kein Unternehmer wirklich wünscht.

Kann ich mich gegen die Einführung der GoBD wehren?

Ganz klar nein. Rechtlich geregelt ist die Erstellung einer Verfahrensdokumentation aus den § 239, § 257 HGB, den §§ 145-147 AO, sowie für die Jahre bis zum 31.12.2014 geltenden GoBS und den GDPdU. Für die Veranlagungszeiträume ab 01.01.2015 gelten die GoBD.

Unter den genannten Paragraphen ist detailliert beschrieben, welche Unterlagen von der Finanzbehörde angefordert werden können, welche Dokumente aufbewahrt werden müssen und was der Prüfer an Prüfungshandlungen vollziehen kann. Hinzu kommen noch die Erlasse und ggf. Verfügungen von den Finanzbehörden. Die rechtlichen Grundlagen sind demnach eindeutig!

In welchen Bundesländern wird bereits kontrolliert, ob die GoBD umgesetzt worden ist?

Nordrhein-Westfalen, Baden-Württemberg, Niedersachsen und Bayern haben bereits Verfahrensdokumentationen im Rahmen von Prüfungen verlangt. Niedersachsen, Nordrhein-Westfalen und Baden Württemberg führen bereits Kassennachschauen durch.

In Hessen werden aktuell noch keine Verfahrensdokumentationen angefordert. Jedoch werden ab Mitte Juni 2018 die ersten Kassen-Nachschauen erfolgen und somit die ersten Organisationsdokumente zur Kasse angefordert werden. Dies wird der Startschuss für die Verfahrensdokumentation in Hessen sein.

Wie gehen Sie als Unternehmer strategisch bei der Implementierung der GoBD vor?

Als Firmeninhaber oder Finanzverantwortlicher in Ihrem Unternehmen sollten Sie zunächst den IST-Zustand in einer allgemeinen Beschreibung feststellen (Organisation, Programme, Zugriffe, Rechte, etc.). Danach erfolgt in der Regel die Anwenderdokumentation gefolgt von einer technischen Systemdokumentation und der abschließenden Betriebsdokumentation.

Diese oben genannten Punkte werden für das Erstellen  einer Verfahrensdokumentation gebraucht, siehe Erlass Rz. 151. Demnach muss jede Verfahrensdokumentation eines EDV- bzw. IT-Systems folgende Punkte beinhalten:

  • Inhalt
  • Aufbau
  • Ablauf und
  • Ergebnisse

Ich habe bisher Rechnungen in MS-Word verfasst. Darf ich das auch weiterhin so tun?

Sie dürfen zwar Rechnungen mit MS-Word verfassen oder einem vergleichbaren Textverarbeitungsprogrammen erstellen, müssen jedoch die Rechnungen als PDF/A generieren und abspeichern. Nur so ist sichergestellt, dass erstellte Rechnungen nicht mehr geändert werden können, wie es die GoBD verlangt. Falsche Rechnungen müssen storniert und neu verfasst werden. Prüfer achten unter anderem auf die fortlaufenden Rechnungsnummern.

Benötige ich spezielle Schnittstellen, damit die GoBD funktioniert?

Spezielle Schnittstellen werden nicht benötigt. Gehen Sie davon aus, dass Anbieter von Faktura-Anwendungen Ihnen passende Schnittstellen für die Übertragung der Daten an Ihre Steuerkanzlei zur Verfügung stellen werden. Überhaupt sind die Softwarehersteller bestrebt ihre Anwendungen GoBD-konform anzupassen. Sofern Cloud-Anwendungen genutzt werden, auf denen steuerlich relevante Daten außerhalb Ihres Unternehmens gespeichert werden, können diese über Schnittstellen in das vom Steuerberater genutzte System eingespielt werden.

Mit welchen Kosten müssen Sie für die Einführung der GoBD kalkulieren?

Da es bisher zu wenig Erfahrungswerte gibt, kann hierfür keine verlässliche Angaben gemacht werden. Letztlich hängen die Kosten der Umsetzung nicht zuletzt davon ab, wie digital Ihre Geschäftsprozesse schon gestaltet sind und in wie weit sie GoBD-konform angepasst werden können.

Sind Soft-und Hardware zu implementieren, ist neben diesen Kosten mit Investitionen in Schulungen zur rechnen. Unternehmen können sich IT-Investitionen staatlich fördern lassen. Sprechen Sie uns an. Wir helfen Ihnen diesbezüglich weiter.

Gibt es finanzielle Unterstützung bzw. Förderungen für die Einführung der GoBD?

Ja, der Staat fördert Investitionen von Unternehmen in die Digitalisierung von Geschäftsprozessen. Sowohl kleine und mittlere Unternehmen (KMU), als auch das Handwerk können Fördermaßnahmen beantragen, beispielsweise Beratungsleistungen oder die Anschaffung von Hard- und Software. Als Förderprogramm bietet sich “go-digital” an, was genau für die genannte Unternehmensgruppe geeignet ist. Es ist in drei Module aufgeteilt:

  • Digitalisierte Geschäftsprozesse
  • Digitale Markterschließung und
  • IT-Sicherheit

Voraussetzungen für das zu fördernde Unternehmen:

  • Unternehmen der gewerblichen Wirtschaft einschließlich des Handwerks mit technologischem Potenzial
  • Beschäftigung von weniger als 100 Mitarbeitern
  • Jahresumsatz oder eine Jahresbilanzsumme des Vorjahres von höchstens 20 Millionen Euro
  • Betriebsstätte oder Niederlassung in Deutschland
  • Förderfähigkeit nach der De-minimis-Verordnung
 Bei Interesse sprechen Sie uns an.

Warum sollte gerade eine Steuerkanzlei, wie Sie mich bei der GoBD unterstützen und nicht mein IT-Partner?

Unsere Kanzlei verfügt seit Jahren über ein zertifiziertes Qualitätsmanagementsystem. Wir arbeiten nach vorgeschriebenen Prozessen und auch die laufende Pflege der Aktualität der Unterlagen sowie die Kontrolle der tatsächlichen Durchführung der Prozesse wird durch unser Qualitätsmanagementsystem dauerhaft gewährleistet.

Unsere Kanzlei nutzt seit Jahren ein Dokumentenmanagementsystem. Wir wenden die GoBD bzw. deren Vorgänger mithin seit Jahren an. Unser Team kann Ihnen also gezielt und kompetent helfen, Ihre Buchhaltung nach den aktuellen Gesetzen der Buchführung anzupassen.

Wie können Sie mich als Unternehmen bei der Einführung der GoBD unterstützen?

Wir als Steuerberater schauen uns Vorort ihr Unternehmen an. Wir stellen den IST-Zustand fest und dokumentieren, welche Systeme für die steuerlichen Aufzeichnungen wichtig sind. Danach erstellen wir zusammen mit Ihnen die einzelnen Verfahrensdokumentationen.

Alle Fragen beantwortet?

Sicherlich fällt Ihnen noch was ein.

Ihre Fragen beantworten wir Ihnen gerne in einem persönlichen und unverbindlichen Gespräch. Wir stellen Ihnen einen Plan vor, wie Sie Ihr Unternehmen fit für die GoBD machen.

Rufen Sie uns an unter 0661-9337640 oder schreiben Sie uns.

Ihr Ansprechpartner: Dominic Wald