Der/Die Ehepartner/in als Buchhalter/in oder die eigenen Kinder während der Semesterferien als Hilfskräfte im eigenen Unternehmen anstellen hat für einen Unternehmer offenbar viele Vorteile. Aber ist das wirklich so, oder hat das Finanzamt womöglich etwas dagegen? Und wie kann der Unternehmer die Anstellung finanzamtskonform umsetzen?
In vielen Zeitschriften und Blogs überwiegen mehr die Vorteile als die Nachteile. Entscheidet sich der Unternehmer seinen Partner oder seine Kinder im eigenen Betrieb zu beschäftigen, müssen keine lästigen und zeitraubenden Bewerbungsgespräche geführt werden. Stattdessen wird gleich ein vertrauenswürdiger und fähiger Mitarbeiter für das Unternehmen gewonnen, der sich zu 100% mit der Firma identifiziert. Gerade mit Blick auf die Unternehmensnachfolge ist die Beschäftigung der Kinder sinnvoll, denn so sehen die Unternehmer, wie sich ihr Sprössling mit der Arbeit zurecht findet und ob die Tätigkeit dem Kind überhaupt liegt.
Sofern der/die Lebenspartner/in oder das Kind z. B. die Buchhaltung übernehmen soll, ist darauf zu achten, ob sie unter Umständen sozialversicherungspflichtig werden. Die Sozialversicherungspflicht hat den Vorteil, dass in die Rentenversicherung eingezahlt und so eine eigene Altersvorsorge aufgebaut wird. Die Sozialversicherungspflicht besteht allerdings nur unter bestimmten Voraussetzungen. Es ist wichtig, dass der Familienangehörige wie ein fremder Angestellter in das Unternehmer eingegliedert ist und darüber hinaus den Weisungen des Betriebsinhabers unterliegt. Die Krankenkasse prüft die Feststellung der Sozialversicherung. Aber Obacht!
Denn war das Familienmitglied vorher über Ihre Familienversicherung mitversichert, kann durch die Anstellung und die Zahlung eines monatlichen Entgelts schnell eine eigene Krankenversicherungspflicht entstehen und dies kann ggf. teuer werden. Ratsam wäre es, wenn der oder die Angehörige über einen Minijob – monatliches Entgelt nicht höher als 450€ – im Betrieb angestellt wird. Aber was ist zu tun, damit das Finanzamt das Arbeitsverhältnis auch anerkennt und der Fiskus diese attraktive Möglichkeit des Steuer-Sparens auch anerkennt. Denn wird das Arbeitsverhältnis anerkannt, ist das gezahlte Gehalt Betriebsausgabe und weitere steuerliche Vorteile können folgen, z. B. Lohnoptimierung!
Dem Finanzamt kommt es meist nur auf den Vertrag und die dahinter stehende Tätigkeit an. Das Zauberwort heißt „Fremdvergleich“. Im Rahmen der Außenprüfung schaut sich der Prüfer den Arbeitsvertrag an und wird sich fragen, hätte der Unternehmer diesen Vertrag mit der aufgeführten Tätigkeit und der „Super“ J Bezahlung auch mit einem fremden Dritten geschlossen? Die Antwort des Prüfers muss dann auf jeden Fall JA, JA und nochmals JA lauten J.
Also was ist zu tun?
Zunächst ist zu einem schriftlichen Arbeitsvertrag zu raten, denn das Finanzamt fordert im Rahmen der Außenprüfung immer Verträge an und so ersparen sie sich lange und lästige Befragungen und verstricken sich nicht in Widersprüche. Weiterhin sollte die genaue Aufgabe beschrieben sein und einen Stundennachweis sollte ebenfalls geführt werden. Der Außenprüfer möchte nachgewiesen haben, dass die vereinbarte Tätigkeit in den festgehaltenen Stundenumfang auch erledigt wurde. Es empfiehlt sich eine entsprechende Tabelle anzufertigen, aus denen das Datum, der Beginn und das Ende der Arbeitszeit sowie die Tätigkeit hervorgehen.
Des Weiteren wird der Prüfer auf das Gehalt schauen und erneut einen Vergleich mit dem fremden Dritten ziehen. Zahlen Sie also ein Gehalt aus, das dem Fremdvergleich standhält. Sofern Sie ein überhöhtes Gehalt auszahlen, wird der Prüfer nur das angemessene Entgelt als Betriebsausgabe berücksichtigen. Achten Sie deshalb genau darauf, wie sie als Unternehmer die Anstellung eines Familienangehörigen gestalten.
